Listen - A complete Salesforce solution

Listen managed its sales operations using multiple scattered Excel files: tracking customer quotes, managing orders, planning invoicing, and documents scattered across emails and shared folders. This fragmentation made it difficult to track opportunities holistically, coordinate between sales and operations teams, and manage the company’s finances.

Listen recherchait une solution permettant de centraliser l’ensemble du processus commercial, du briefing client initial jusqu’à la facturation finale, en passant par les propositions, les confirmations de commande et le suivi des order intakes. L’entreprise souhaitait également automatiser sa facturation grâce à la génération automatique des transactions, la création de factures PDF, ainsi que la gestion des processus d’approbation et des rappels de paiement.

Un autre enjeu majeur était l’intégration du suivi des temps. Listen voulait connecter Salesforce avec un outil de time tracking pour suivre les prestations par projet et par phase, sans pour autant nécessiter de licences Salesforce pour tous les collaborateurs. Enfin, l’amélioration des prévisions commerciales constituait une priorité : disposer d’une vision claire des prévisions par client et par période, avec la possibilité de comparer les prévisions aux réalisations via des tableaux de bord consolidés permettant un pilotage efficace de l’activité commerciale et financière.

Yelido a déployé une solution CRM complète sur mesure basée sur Salesforce, structurée autour de plusieurs modules clés.

Module de facturation
Le module de facturation mis en place permet une gestion complète du cycle de facturation. Les comptes et rôles de facturation permettent de définir précisément les destinataires des factures et les conditions associées, telles que le délai de paiement, le taux de TVA ou l’escompte. Lors de l’activation d’une commande, les transactions de facturation sont générées automatiquement avec des montants et des dates cibles calculés selon les paramètres définis sur la commande.
La génération de factures PDF s’effectue à partir de templates personnalisés, avec possibilité d’envoi direct au client depuis Salesforce. Un processus d’approbation adapté aux besoins spécifiques de Listen a été mis en place pour valider chaque facture avant envoi. Le système intègre également des rappels de paiement automatisés : lorsqu’une facture reste impayée au-delà du délai prévu, un email est automatiquement envoyé au client et une requête interne est créée pour assurer le suivi. Enfin, un export comptable au format CSV permet l’intégration des données de facturation avec l’outil comptable de l’entreprise.

Intégration Timetrack

L’intégration avec Timetrack constitue un élément central de la solution. Cette application de suivi des temps offre une interface simple et rapide permettant aux collaborateurs d’encoder leurs prestations en seulement deux clics, sans avoir besoin d’une licence Salesforce. L’intégration mise en place assure une synchronisation bidirectionnelle entre les deux plateformes.

Les informations clients sont automatiquement transmises de Salesforce vers Timetrack. Lors de la création d’une opportunité dans Salesforce, un projet et un tracker “offre” sont automatiquement créés dans Timetrack, permettant d’encoder le temps passé sur la phase commerciale. Lorsqu’une opportunité est clôturée comme gagnée, les trackers correspondant aux différentes phases opérationnelles du projet sont générés automatiquement. À intervalle régulier, les temps encodés par les collaborateurs sont consolidés et remontés dans Salesforce, permettant un suivi précis de la consommation des budgets projet et l’ajustement automatique des montants prévisionnels pour les périodes futures.

Gestion des prévisions

Le module de prévisions permet à Listen de piloter efficacement son activité commerciale. Un système de ventilation mensuelle a été mis en place pour tenir compte des fluctuations saisonnières de l’activité. Ce pourcentage d’activité par mois, défini par Listen, est applicable à l’ensemble des clients et permet une répartition réaliste des prévisions annuelles.
Des rapports d’analyse ont été développés pour offrir une vision globale et par client des prévisions commerciales. Ces tableaux de bord permettent également de comparer les prévisions aux résultats effectivement réalisés, offrant ainsi un outil de pilotage précis pour la direction.

Améliorations continues
Au-delà des modules principaux, une enveloppe a été consacrée aux améliorations continues de la plateforme. Cela comprend l’optimisation des dashboards d’exploitation pour une meilleure lisibilité des indicateurs clés, des ajustements d’interface pour améliorer l’expérience utilisateur, ainsi que la mise en place d’automatisations complémentaires identifiées au fil du projet.

La mise en place de cette solution a permis à Listen de centraliser l’ensemble de ses informations commerciales au sein d’une plateforme unique, de la prospection jusqu’à la facturation. Les équipes bénéficient désormais d’un gain de temps significatif grâce à l’automatisation des tâches répétitives comme la génération de factures, les rappels de paiement ou la création de projets dans Timetrack.

L’intégration avec Timetrack a également permis une optimisation des coûts de licences : les collaborateurs opérationnels peuvent encoder leurs temps sans nécessiter de licence Salesforce, tout en alimentant automatiquement les données de suivi projet dans le CRM. La visibilité financière s’est considérablement améliorée grâce au suivi en temps réel des prévisions, des facturations et de la rentabilité par projet.

La traçabilité des échanges et des validations est désormais complète, avec un historique détaillé de chaque dossier. Enfin, la coordination entre les équipes commerciales et opérationnelles s’est fluidifiée, chacun ayant accès aux informations pertinentes pour son activité.