Unipso - SoDa, la gestion centralisée des contacts et des évènements

Avant SoDa, les données d’Unipso étaient éparpillées dans des fichiers Excel gérés individuellement par chaque collaborateur : doublons, informations non partagées et processus manuels chronophages.

Yelido a d’abord modélisé, en co-conception avec Unipso, un schéma de base de données et des écrans à partir de l’existant. SoDa centralise désormais l’ensemble des contacts et permet de les organiser finement : catégories, secteurs, commissions paritaires, types d’institution et fédérations (champs à choix multiples), regroupements de contacts et recherche avancée (nom, e-mail, code postal).

La qualité des données est garantie par un contrôle d’unicité à la saisie, un rapport des doublons potentiels et une fusion assistée de deux fiches. Les données historiques ont été reprises par import massif depuis les fichiers Excel existants.

SoDa couvre l’ensemble du cycle de vie des formations et évènements : création et planification (avec duplication de planning), gestion des inscriptions et suivi des feuilles de présences (statuts présent / absent / excusé et calcul des heures).

Les inscriptions sont automatisées : via une API REST, le site web d’Unipso transmet directement les formulaires d’inscription dans SoDa. Le contact est retrouvé ou créé automatiquement, et les champs personnalisés du formulaire lui sont rattachés, supprimant toute ressaisie manuelle.

Côté exploitation, SoDa génère des exports Excel dynamiques et personnalisables (sélection de champs, listings de participations) et permet le publipostage, donnant à Unipso une autonomie complète sur son reporting.

Pensée comme un hub connecté plutôt qu’un outil isolé, SoDa s’intègre à l’écosystème d’Unipso : synchronisation des listes de diffusion avec MailChimp à partir des groupes de contacts, et interactions avec Outlook / Exchange pour les contacts et l’agenda.

L’application repose sur une architecture web Java (Tomcat), avec une API REST ouverte aux systèmes tiers. Elle a été soignée pour l’usage métier : interface modernisée, compatibilité multi-navigateurs, affichage responsive et aides contextuelles.

Le projet a été mené en mode agile (Scrum), par sprints avec démos et revues régulières associant Unipso à chaque décision. Yelido en assure aujourd’hui le développement, l’hébergement et la maintenance dans la durée.